Con le risorse del PNRR rese disponibili sul digitale si può fare anche dematerializzazione, ovviamente una volta effettuato quanto esplicitamente richiesto dagli avvisi e finalizzato all’erogazione dei fondi. La dematerializzazione è un tema spesso sottovalutato o ritenuto poco interessante, mentre è la base per processi completamente digitali

Uno degli articoli più dimenticati del CAD è l’articolo 42 “Dematerializzazione dei documenti delle pubbliche amministrazioni”: 1. Le pubbliche amministrazioni valutano in termini di rapporto tra costi e benefici il recupero su supporto informatico dei documenti e degli atti cartacei dei quali sia obbligatoria o opportuna la conservazione e provvedono alla predisposizione dei conseguenti piani di sostituzione degli archivi cartacei con archivi informatici, nel rispetto delle (Linee guida).

Fare dematerializzazione non è “cool” come realizzare un nuovo portale, un’app, un servizio, un chatbot, una AI, parte del metaverso, qualcosa che sia spendibile verso le persone in maniera “politica” e “innovativa”. A molti sembra una cosa d’altri tempi, del resto è assolutamente gamechanger. Perché, quindi, parlarne oggi? Perché con le risorse di padigitale2026.gov.it si può fare anche dematerializzazione, una volta effettuato quanto esplicitamente richiesto dagli avvisi e finalizzato all’erogazione dei fondi. Ecco, allora, una sintesi dei principali obiettivi e dei benefici che la dematerializzazione porta con sé: è importante ricordarli e inserire anche la dematerializzazione tra gli investimenti da fare con le risorse del PNRR, ovviamente (come dicevamo) dopo che sono stati raggiunti gli obiettivi fissati negli avvisi per il digitale.

Obiettivi della dematerializzazione

Gli obiettivi della dematerializzazione sono due:

• da una parte adottare criteri per evitare o ridurre in maniera significativa la creazione di nuovi documenti cartacei;
• dall’altra eliminare i documenti cartacei attualmente esistenti negli archivi, sostituendoli con opportune registrazioni informatiche e scartando la documentazione non soggetta a tutela per il suo interesse storico-culturale.

Linee guida AgID e dematerializzazione

L’AgID definisce la dematerializzazione come “il progressivo incremento della gestione documentale informatizzata – all’interno delle strutture amministrative pubbliche e private – e la conseguente sostituzione dei supporti tradizionali della documentazione amministrativa in favore del documento informatico”. La dematerializzazione nella pubblica amministrazione richiede processi innovativi e strumenti tecnologici. È importante sottolineare che il processo di dematerializzazione non coincide meramente con la “scomparsa della carta” in favore del supporto digitale, o almeno è corretto dire che ciò non è possibile per tutte le tipologie di documenti e di aggregati documentali. Bensì il termine “dematerializzazione” va inteso nel senso più ampio di progressivo assorbimento di determinati documenti all’interno di sistemi documentali digitali, al fine di agevolare la gestione documentale.

Nelle Linee guida AgID si trova due volte il termine “dematerializzazione”:

• nella sezione 1.3, rimando all’articolo 42 del CAD (Dematerializzazione dei documenti delle Pubbliche Amministrazioni);
• nella sezione 2.2 che in particolare spiega che:

La copia per immagine su supporto informatico di un documento analogico è prodotta mediante processi e strumenti che assicurino che il documento informatico abbia contenuto e forma identici a quelli del documento analogico da cui è tratto, previo raffronto dei documenti o, nel caso di esigenze di dematerializzazione massiva di documenti analogici, attraverso certificazione di processo nei casi in cui siano adottate tecniche in grado di garantire la corrispondenza della forma e del contenuto dell’originale e della copia.

Leggi l’approfondimento sulle nuove Linee Guida AgID

Si deve verificare la piena corrispondenza tra copia digitale e originale cartaceo che può avvenire tramite:

• raffronto tra documenti analogico e digitale
• certificazione di processo (nel caso di dematerializzazione massiva).

La certificazione di processo, può essere definita come un meccanismo di autenticazione legale delle copie prodotte durante un processo di scansione, quindi una dichiarazione ufficiale che la procedura di dematerializzazione massiva è stata applicata seguendo la regolamentazione vigente, mediante un’attestazione di conformità del pubblico ufficiale corrispondente con l’apposizione di una firma digitale. Come per tutti i documenti della PA, i documenti dematerializzati devono poi essere assoggettati al processo ordinario con: apposizione dei metadati corrispondenti, registrazione al protocollo se necessaria, conservazione.